Privacybeleid

Gebruikersovereenkomst

Beste ouder,

Als je je kind aanmeldt via www.naarschoolinvilvoorde.be ga je akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het Lokaal Overlegplatform Vilvoorde Basisonderwijs die daarbij horen. Deze lees je in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Vilvoorde Basisonderwijs, zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als je niet wil dat wij je gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten via nanda.dreesen@ond.vlaanderen.be. Houd er wel rekening mee dat wij je dan de gevraagde dienst – het verwerken van de aanmelding van je kind – niet kunnen uitvoeren.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen starten.

Gegevensverwerking in het kader van het centraal aanmeldingsregister.

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Alle scholen voor gewoon basisonderwijs, gelegen in het werkingsgebied van het LOP Vilvoorde Basisonderwijs werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem.

De leden van de Algemene Vergadering van het LOP Vilvoorde Basisonderwijs mandateerden het LOP Vilvoorde Basisonderwijs voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Je persoonsgegevens worden door het LOP Vilvoorde Basisonderwijs verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2024-2025 op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.

Privacyverklaring.

Welke informatie van je gezin zit in het aanmeldingsregister ?

In het aanmeldingsregister komt de informatie:

die je bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres (eventueel het werkadres), het rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, de schoolkeuzes en de voorkeurorde.
die noodzakelijk is voor de ordening van je kind in elke school die je aangeeft:
- of een ouder op de school werkt,
- of er al een broer of zus op school zit.

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of je kind.

Je kunt je gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. Je contacteert hiervoor de beheerder nanda.dreesen@ond.vlaanderen.be en je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens.

Na de aanmeldingsperiode is het niet meer mogelijk om je gegevens te wijzigen.

Waarvoor worden de gegevens van je kind en jouw gezin gebruikt ?

Op individueel niveau worden de gegevens van je kind gebruikt:

voor de rangordening van je kind en de toewijzing van een school.
om je op de hoogte te brengen van het resultaat van je aanmelding.
om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven.
om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.

Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van het aanmeldingssysteem te evalueren en na te gaan:

of het systeem technisch goed functioneert en de afstandsberekeningen, rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren.
in welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders.

Wie kan welke gegevens van je kind en van jouw gezinssituatie inzien ?

De personen die door het LOP Vilvoorde Basisonderwijs gemandateerd zijn om het aanmeldingsregister te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen te bemannen.
De directeur van de school waaraan je kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijving van je kind. De school krijgt niet te zien wat jouw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
De directeur van de scholen waar je kind op de wachtlijst komt. Ook deze scholen krijgen niet te zien wat jouw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde. De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:

adres, telefoonnummer en naam van de ouders
geboortedatum, RRN van het kind
of je kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel

Hoe worden de gegevens van uw gezin gecontroleerd?

De controle bestaat uit twee delen:

Controle tijdens/na het afsluiten van de aanmeldingsperiode.

Door de beheerder: Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de afgesproken criteria binnen het LOP Vilvoorde Basisonderwijs , gebeuren volgende noodzakelijke controles:

Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
Dubbele dossiers: één kind kan maar één keer aangemeld worden.
Controle op het recht op voorrang.
Controle op domicilie in het kader van de afstandsberekening.

Deze controles zijn noodzakelijk voorafgaand aan het toewijzen van de plaatsen. De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of corrigeren. Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een dossier nooit aangepast.

Door de school: na de aanmelding en voor de toewijzing controleert de school de gegevens van de kinderen die met voorrang werden aangemeld: broers/zus, kind van personeel. Deze controles zijn noodzakelijk voorafgaand aan het toewijzen van de plaatsen. De school kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren.

Controle door de school bij inschrijving: wanneer je je kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, controleert de school of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid aan te tonen, kan je de volgende documenten meebrengen bij de inschrijving:

de identiteitskaart van je kind;
een bewijs van domicilie; een bewijs van werkadres indien nodig.

Wanneer een school bij de inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, kan u het recht op inschrijving verliezen. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

U bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

Hoelang worden uw gegevens bewaard?

Het LOP bewaart gedurende maximum 10 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeldings- en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan je terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

Heb je vragen over welke gegevens wij over u verwerken? Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of verwijderen? Neem dan contact op met de beheerder: nanda.dreesen@ond.vlaanderen.be.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij je gegevens verwerken? Wend je dan tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via toezichtcommissie@vlaanderen.be.

Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan? Is er een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing? Neem dan contact op met de Ombudsdienst Inschrijvingen via lop.vilvoorde@vlaanderen.be

Ben je niet akkoord met de beslissing van deze ombudsdienst, dan kan je een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten (commissie.leerlingenrechten@vlaanderen.be). Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldingsperiode om contact te nemen.